Le premier client étranger fait plaisir, jusqu'au virement. Entre le montant facturé et le montant reçu, il manque un morceau que personne n'avait annoncé.
Où part la différence
Elle vient de trois endroits, et rarement d'un seul :
Le taux de change appliqué. Ce n'est pas le taux que tu vois dans un moteur de recherche. Les banques et les services de paiement appliquent leur propre marge sur ce taux, en plus de leurs frais affichés.
Les frais de virement international. Ils peuvent être prélevés côté émetteur, côté récepteur, ou partagés. Sur un virement bancaire classique, une banque intermédiaire peut aussi prendre sa part au passage.
Les frais de la plateforme de paiement, quand tu passes par un service de paiement en ligne, avec souvent un supplément pour les cartes non européennes.
Aucun de ces montants n'est le même selon le pays, la banque et le service. Vérifie les conditions réelles de ton prestataire au moment où tu factures, pas de mémoire.
La question à trancher avant tout : la devise du contrat
Facturer en euros te protège des variations de change, et fait porter le risque au client. Facturer dans sa devise fait l'inverse.
Entre le devis et le paiement, il se passe souvent plusieurs semaines. Sur une somme importante, la variation peut dépasser tes frais.
Si le client impose sa devise, deux protections simples : réduire le délai de paiement, et prévoir dans le contrat que les frais bancaires sont à sa charge. Cette dernière ligne se négocie très bien, parce qu'elle ne coûte presque rien à une entreprise.
L'acompte, encore plus important qu'en France
Le recouvrement d'un impayé à l'étranger est long, coûteux, et souvent hors de proportion avec le montant en jeu.
Un acompte avant démarrage n'est pas un signe de méfiance, c'est un usage professionnel. Sur un premier dossier avec un client lointain, une part significative à la commande et le solde à la livraison, avant remise des fichiers sources, est une position tenable et courante.
La TVA, le point où il faut un professionnel
Les règles dépendent de ton statut, du pays du client, de sa qualité d'entreprise ou de particulier, et de la nature de la prestation. Elles ne se devinent pas, et une erreur se rattrape mal.
Ce qu'il faut savoir : facturer un client professionnel dans un autre pays de l'Union ne se traite pas comme un client hors Union, ni comme un particulier. Il existe des obligations déclaratives spécifiques, et un numéro de TVA intracommunautaire peut être nécessaire même sous certains régimes simplifiés.
Fais confirmer ta situation exacte par ton comptable ou par l'administration fiscale avant ta première facture internationale. C'est une heure qui évite une régularisation.
Les mentions qui évitent les litiges
Sur la facture et dans le contrat : la devise en toutes lettres, le délai de paiement en jours, qui porte les frais bancaires, et les coordonnées bancaires au format international. Ajoute une référence de dossier que le client reportera sur le virement, sinon tu recevras des sommes sans savoir de qui elles viennent.
La relance, culturellement neutre
Reste factuel : numéro de facture, date d'échéance, montant, coordonnées. Pas d'ironie, pas d'expressions imagées. Ce qui se lit comme de la légèreté chez toi peut se lire comme du désordre ailleurs.
Avant ton prochain devis international
Décide de ta devise par défaut, écris ta ligne « frais bancaires à la charge du client », et fixe ta règle d'acompte. Trois décisions prises une fois, appliquées à tous les dossiers suivants.